Homeoffice-Mitarbeiter mit kostenloser Opensource-Cloud-Software bei der Heimarbeit unterstützten.
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Durch die Coronavirus-Quarantänen erlebt Homeoffice gerade einen besonderen Hype. Mit Office 365 und anderen Cloud-Diensten existieren schon seit längerem nützliche Werkzeuge, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Allerdings kann oder will nicht jeder Clouddienste von Microsoft, Google und Co in seine IT-Service-Landschaft integrieren. Erfreulicherweise geht es auch anders. Vorausgesetzt es stehen ausreichend Internetbandbreite (besonders Uplink!), Server-Ressourcen (bevorzugt virtuell) und Manpower (geeignetes IT-Personal mit etwas Zeit) zur Verfügung.
Selbst hostbare Opensource-Clouddienste fürs Homeoffice
Die folgenden drei Systeme sind aus meiner Sicht für viele mittelständische und große Unternehmen sinnvoll und sollten folgende „Grundbedürfnisse“ ortsunabhängig abdecken:
- Face2Face-Kommunikation, Besprechungen… → Jitsi-Meet
- Kurze Rücksprachen per Mail/WhatsApp… → Mattermost
- Datentransfer per Mail, USB-Sticks… → Nextcloud
Da diese Systeme auch über einen Webbrowser verwendet werden können, lassen sich auch eher private Geräte (Laptops/Tablets) dafür verwenden. Dabei sollte aber auch noch die rechtlichen Bedingungen geklärt werden (Datenschutz, Haftung…).
„Leider“ haben die nachfolgenden Tools eines gemeinsam, die Bereitstellung über Linux. Mit Ubuntu-Server, SSH-Client (z.B. Putty) und guter Dokumentation (z.B. Einsteiger) sollte es aber zu schaffen sein.
Jitsi-Meet: Video-Konferenz (Skype…)
Leider habe ich (noch) keine Erfahrungswerte mit Jitsi-Meet gesammelt. Laut Website können sich aber 2 bis 200 Personen in einer Videokonferenz treffen und unterhalten. Die Installation scheint überschaubar zu sein. Die Videokonferenz läuft im Webbrowser, in Mobile-Apps und lokal installiertem Programm.
Mattermost: Team-Chat (Slack…)
Ebenfalls ein gutes Tool gegen die Mailflut, aber auch WhatsApp-Gruppen, ist ein eigener Chat-Server. Die Mitarbeiter können in Teams zusammengefasst, verschiedenste Anliegen/Themen, innerhalb von privaten und öffentlichen Kanälen miteinander „be-chatten“. Leider ist die Active Directory Authentifizierung nur in kostenpflichtigen Editionen enthalten. Die Installation ist sehr ausführlich dokumentiert, aber mit einigem Zeitaufwand verbunden. Gechattet wird im Webbrowser, verschiedenen Mobile-Apps oder installiertem Programm.
Nextcloud: Cloud-Storage (Dropbox, Onedrive…)
Damit der Mailserver nicht in Mails mit Dateianhängen „ertrinkt“, ist ein neuer ortsunabhängiger Speicherplatz ein Must-have! Die Installation ist dank Snap schnell erledigt. Die Benutzer können über das bestehende Active Directory authentifiziert werden. Der Zugriff erfolgt über Webbrowser, Mobile-App oder installiertem Programm.
Fazit
Die Coronavirus-Krise zeigt wie gut bestehende IT-Systeme ortsunabhängig funktionieren, offenbart aber auch schnell die organisatorischen und technischen Grenzen eines Unternehmens. Wurde in einer Organisation bisher mit viel Papier und Besprechungen gearbeitet, ist die spontane Umstellung auf ortsunabhängiges Arbeiten quasi unmöglich. Und auch wenn technische Hürden vielleicht schnell überwunden werden können, sind Menschen leider „Gewohnheitstiere“ und anfangs größtenteils überfordert. Die aktuelle Krise sollte aber auch als Chance gesehen werden. Eine Chance festgefahrene, behäbige, nicht mehr zeitgemäße Abläufe/Regeln/Strukturen zumindest zu hinterfragen und im Idealfall auf mittelfristige Sicht neu zu gestalten. Homeoffice sollte in Zeiten des Klimawandels nicht nur im Coronavirus-Krisenfall eine wichtige Rolle spielen. Wenn es die Arbeit zulässt, sollte aus meiner Sicht pro Woche zumindest ein Homeoffice-Tag zur Selbstverständlichkeit werden.